Как делятся подписи в накладной: коротко
Накладная собрана из титулов. Каждый титул — самостоятельный файл. Правила № 931 насчитывают девять титулов, четыре из них без исключений.
- Грузоотправитель оформляет титул 1 до отъезда машины. Нужна усиленная подпись: квалифицированная (УКЭП) либо неквалифицированная (УНЭП).
- Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП), заверяет факт погрузки за отправителя. Годится КЭП либо УНЭП.
- Водитель отмечает в телефоне, что взял и сдал груз. Хватает простой подписи (ПЭП) либо УНЭП.
- Перевозчик ставит отметку дважды: титул 2 при загрузке, титул 4 после разгрузки. Тоже КЭП либо УНЭП.
- Грузополучатель закрывает приёмку титулом 3. КЭП либо УНЭП.
- Экспедитор подписывает титул 1, когда взял груз во владение. В такой схеме он сам выступает отправителем.
Состав подписей меняется вместе со схемой рейса.
Как отличить КЭП, УКЭП, УНЭП, ПЭП и МЧД
КЭП и УКЭП — одно и то же: усиленная квалифицированная подпись. Сертификат даёт аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ). По закону КЭП приравнена к подписи от руки (ст. 6 закона № 63-ФЗ). Слово «ЭЦП» пришло из прежнего закона. Его по старинке путают с КЭП.
УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Сертификат для перевозочных документов (ЭПД) выпускают на базе госуслуг. Такой сертификат даёт Госключ.
ПЭП — простая подпись: СМС-код или логин в приложении. Ею водитель фиксирует свои шаги.
МЧД — машиночитаемая доверенность, электронный файл по формату ФНС. С ней работник подписывает от лица фирмы.
Кому какая подпись:
- директору и ИП — КЭП, реже УНЭП;
- работнику — личная подпись плюс МЧД;
- шофёру — ПЭП или УНЭП, с МЧД — от лица перевозчика.
Перечень подписей закреплён в п. 3 прил. № 1 к постановлению Правительства № 931.
Как водителю подписать ЭТрН
У машины водитель открывает накладную на телефоне. Пересчитывает места, смотрит вес, тару и госномер. Пишет замечания и жмёт «Подтвердить». У получателя он снова проверяет груз и отмечает сдачу.
Подписывать ЭТрН с телефона водитель может так:
- через программу оператора ИС ЭПД (информационной системы ЭПД) — ввести СМС-код, это ПЭП;
- через Госключ — поставить УНЭП прямо на смартфоне.
Отметка водителя от своего имени не окончательная. Титулы 2 и 4 перевозчик потом заверяет усиленной подписью. Норма — подп. «б» и «г» п. 3 прил. № 1 к Правилам № 931.
Водителю пригодятся:
- заряженный смартфон;
- аккаунт в программе оператора;
- тот же номер, что указан в ЭТрН;
- сертификат, подключённый к программе;
- МЧД для подписи за перевозчика.
Типовой сбой: аккаунт на служебной сим-карте, а водитель входит с личной. Накладная ему тогда не видна. Номер правит грузоотправитель в титуле 1.
Смартфон разрядился — водителя заменяет логист перевозчика. Сначала он созванивается с шофёром и узнаёт, в каком виде груз.
Как водителю-ИП или самозанятому подписывать ЭТрН
Предприниматель за рулём сам себе перевозчик. Ему хватит КЭП либо УНЭП на ИП, доверенность ни к чему. УКЭП водителю-ИП выдаёт и Госключ.
Самозанятый без регистрации ИП перевозчиком не станет. Устав автомобильного транспорта отдаёт эту роль только организациям и ИП (п. 13 ч. 1 ст. 2 закона № 259-ФЗ). ИП на налоге на профессиональный доход (НПД) ставит подпись как предприниматель. Наёмный шофёр на НПД отмечается в программе.
Как перевозчику подписать ЭТрН: юрлицо и ИП
На перевозчике два титула. Титул 2 — когда машину загрузили. Титул 4 — когда груз отдали. В пути бывают титулы 7 — переадресовка, 8 — смена водителя или машины.
За перевозчика расписываются:
- директор либо сам ИП — усиленной подписью;
- логист, диспетчер — личной подписью с МЧД;
- шофёр — с МЧД, выданной перевозчиком.
Накладная хранится у оператора ИС ЭПД. Оттуда она уходит в ГИС ЭПД — государственную информационную систему ЭПД. Подключиться к ней без оператора нельзя. Операторы пересылают файлы друг другу по роумингу.
Как подписать ЭТрН через Госключ
Госключ — приложение государства для подписи на смартфоне. Вход в него идёт через Госуслуги.
УНЭП выдают владельцам подтверждённой учётной записи. УКЭП из Госключа рассчитана на директоров и водителей-ИП. УНЭП — на наёмных шофёров и кладовщиков.
Ограничения:
- подписать ЭТрН с помощью Госключа выйдет у 10 из 16 операторов ИС ЭПД. Так сообщило Минцифры 2 сентября 2026 года;
- сертификат живёт на одном смартфоне, сменили телефон — выпускайте заново;
- УКЭП в Госключе доступна только гражданам России.
Как подписать ЭТрН грузоотправителю
Накладную открывает отправитель: он заполняет и подписывает титул 1. Там указывают груз, транспорт, шофёра, адреса и сопроводительные бумаги.
Ставит подпись директор с КЭП. Кладовщик либо менеджер подписывает личной подписью по МЧД.
До приезда машины проверьте:
- наименование груза, число мест, вес;
- перевозчика, госномер, ФИО шофёра;
- телефоны водителя и получателя;
- подпись и МЧД у сотрудника на складе.
Исходя из практики Байт Транзит, без телефона получателя титул 1 уходит в ошибку.
КЭП у кладовщика нет — титул подписывает офис. У ряда операторов есть роль кладовщика. Он ставит отметку о погрузке с телефона, офис её видит и подписывает. Для отметки нужна мобильная сеть.
Как ЛОП подписывает ЭТрН: лицо, осуществляющее погрузку
Лицо, осуществляющее погрузку, — тот, кто физически ставит груз в кузов. Склад хранения, терминал, экспедитор.
Пример. Новосибирская фирма хранит товар на чужом складе в Москве. Кузов загружает персонал склада. Отправитель — фирма, ЛОП — склад.
Правила обмена дают ЛОП право заверить титул отправителя о погрузке. Норма — подп. «а» п. 3 прил. № 1 к Правилам № 931. Годится КЭП либо УНЭП.
Обсудите это со складом до рейса. У склада должны быть сертификат и договор с оператором ИС ЭПД. Подробнее о роли ЛОП — в статье «ЛОП в транспортной накладной».
Как подписать титул 2 и титул 3 в ЭТрН
Нумерация титулов взята из схем прил. № 2 к Правилам № 931. В формате ФНС у них только названия, цифр нет. В статьях номера путают — ориентируйтесь на название.
Титул 2 — сведения о приёме груза перевозчиком. Его заверяет перевозчик либо представитель с МЧД. Шофёр отмечает приём первым. Сверьте места, вес, тару, пломбу. Замечания пишите до подписи. С титулом 2 у водителя появляется QR-код для проверки.
Титул 3 — сведения грузополучателя о получении груза. Его ставит получатель либо его работник с МЧД. Недостачу и отказ отмечают в этом титуле. Перевозчик и экспедитор вправе подписать титул 3 лишь с МЧД от получателя.
Пока нет титула 3, обмен не закончен. Что делать, когда получатель тянет с подписью, разобрали в статье «Грузополучатель не подписывает титул 3».
ЭТрН без интернета: как подписать на погрузке и выгрузке
Нет связи — подпись не уходит оператору. Без отправки титула 2 нет QR-кода.
Что работает:
- Отложенное подписание. Часть приложений хранит отметку водителя и отправляет её при появлении сети. Это функция приложения, а не норма.
- Документ заранее. Откройте ЭТрН там, где есть связь, и дождитесь QR-кода. Код хранится в телефоне и открывается без сети.
Скриншот или фото QR-кода не заменяют документ. Инспектор считывает код и запрашивает ГИС ЭПД. Распечатка ЭПД со штампом подписи допустима только при сбое ГИС ЭПД.
Бумага допустима по закрытому перечню. Его утвердил приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262. Приказ от 02.09.2026 № 391 добавил четыре случая. Полный список — в статье «12 случаев бумажной накладной». Про связь — два пункта:
- пункт 5 — технический сбой, его фиксирует ГосСОПКА (государственная система обнаружения компьютерных атак);
- пункт 6 — нет доступа к интернету в месте оформления.
Пропала связь в дороге — не основание для бумаги.
Порядок без связи на месте задаёт «Регламент действий при нештатных ситуациях при оформлении и предъявлении ЭПД». Его опубликовали в сентябре 2026 года:
- Составить акт: дата, время, место, признаки отсутствия связи, меры.
- Подписать акт участникам: водителю, складу, грузоотправителю.
- Подать заявку оператору ИС ЭПД.
- Оператор подтверждает отсутствие связи и разрешает бумагу.
- Оформить накладную на бумаге с собственноручной подписью.
Повторно в электронном виде эту перевозку не оформляют. Следующие рейсы — снова в ЭТрН.
С 8 октября 2026 года сбоил один оператор ИС ЭПД. 13 октября Минтранс разрешил его клиентам бумагу на время сбоя.
Что показать инспектору:
- сбой ГИС ЭПД — QR-код из приложения или распечатку со штампом подписи;
- сбой оператора — справку оператора;
- нет связи на месте погрузки — бумажную накладную.
До 1 марта 2027 года за бумагу при проверке на дороге штраф 500 ₽ не выписывают. Это ч. 2 ст. 12.3 КоАП. Обязанность оформлять ЭТрН действует с 1 сентября 2026 года.
Как подписать ЭТрН без КЭП, МЧД или водителя
Как предпринимателю подписывать ЭТрН без ЭЦП
ЭЦП, то есть КЭП, — основная подпись ИП. Правила № 931 допускают и УНЭП. Без усиленной подписи ИП не закроет свои титулы.
КЭП для ИП бесплатно выдаёт УЦ ФНС или его доверенные лица. Первый выпуск — при личном визите, носитель для подписи нужен свой.
ИП-отправитель может работать через экспедитора. Экспедитор принимает груз во владение и сам подписывает титул 1. ИП-перевозчику такой схемы нет: свои титулы он подписывает сам.
Как подписать ЭТрН без МЧД
МЧД нужна сотруднику, который подписывает за компанию. Без МЧД подпись есть, а полномочий нет. Такую подпись легко оспорить.
МЧД оформляет руководитель в формате ФНС. Подписывает своей КЭП и регистрирует в реестре. В доверенности указывают полномочия на подписание ЭПД.
Как подписать ЭТрН без водителя или вместо водителя
Водителя нет на месте — титулы 2 и 4 подписывает перевозчик. Правила № 931 разрешают подпись водителя, но не требуют. Риск один: логист не видит груз.
Груз в пути принимает другой водитель — перевозчик оформляет титул 8. Новая ЭТрН не нужна.
Подписывать чужим телефоном или чужой подписью нельзя. Это подпись от имени другого человека.
Как избежать ошибок при подписании ЭТрН
- Не тот вид подписи. Сотрудник подписал личной КЭП без МЧД.
- МЧД без нужных полномочий. Доверенность не покрывает подписание ЭПД.
- Приложение не обновлено. Водитель не видит документ.
- Документ не открыт заранее. Связи нет — QR-кода нет.
- Нарушен порядок титулов. Перевозчик ждёт титул 1, получатель — титул 2.
Как подготовиться к рейсу: чек-лист
- Определите, кто подписывает каждый титул.
- Проверьте подписи и сроки сертификатов у всех подписантов.
- Проверьте МЧД и полномочия в ней.
- Сверьте телефон водителя в ЭТрН и в приложении.
- Обновите приложение и проверьте офлайн-режим.
- Откройте ЭТрН и QR-код до выезда со связью.
- Договоритесь со складом-ЛОП и с получателем о подписи.
- Пропишите запасной сценарий: акт, заявка оператору, бумага по перечню.
Частые вопросы
Как подписать ЭТрН, если нет КЭП?
Руководителю и ИП нужна усиленная подпись: КЭП или УНЭП. Сотрудник подписывает своей подписью по МЧД, водитель — в приложении.
Как водителю подписать ЭТрН с телефона?
Кодом в приложении оператора или через Госключ. Потом подписывает перевозчик.
Можно ли подписать ЭТрН через Госключ и кому это нужно?
Можно, у 10 из 16 операторов ИС ЭПД. Нужна подтверждённая учётная запись Госуслуг.
Как подписать ЭТрН, если нет интернета на погрузке?
Откройте документ заранее или подпишите из офиса. Связи нет совсем — бумага по приказу № 262.
Что показать инспектору, если ЭТрН ещё не попала в ГИС ЭПД?
При сбое ГИС ЭПД — QR-код или распечатку со штампом подписи. При сбое оператора — его справку. Скриншот не годится.
Кто такой ЛОП и как он подписывает ЭТрН?
Склад или терминал, который грузит машину. Подписывает титул отправителя о погрузке УКЭП или УНЭП.
Как подписать ЭТрН вместо водителя?
Перевозчик подписывает титулы 2 и 4 сам. Чужой подписью водителя пользоваться нельзя.
Как ИП-перевозчику подписать ЭТрН без КЭП?
УНЭП — Правила № 931 её допускают. Без усиленной подписи титулы перевозчика не закрыть.
Нужна ли МЧД водителю и кому ещё?
Водителю — для подписи за перевозчика. Кладовщикам, логистам, менеджерам — для подписи за компанию.
Что делать, если грузополучатель не подписывает титул?
Проверить с ним подпись и подключение к оператору.
Как подписать ЭТрН грузоотправителю, если подписывает сотрудник?
Своей подписью по МЧД от компании.
Как самозанятому подписывать ЭТрН?
Без статуса ИП самозанятый не перевозчик. Водитель на НПД подтверждает погрузку в приложении.
Главное
Как подписать ЭТрН, решает роль участника. Отправитель, перевозчик и получатель подписывают усиленной подписью или по МЧД. Водитель — в приложении или через Госключ. Подпись, доверенность и связь проверяйте до рейса. Нештатные случаи разбирайте по письменному регламенту компании.
