Шесть случаев, когда поручение экспедитору остаётся бумажным, и что проверить до 1 сентября
Серия по итогам вебинара «КЭП, МЧД и подписи в ЭТрН» от 25 августа 2026 года.
1 сентября 2026 года экспедиторские документы переходят в электронный вид. Поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка оформляются через оператора и направляются в ГИС ЭПД: обязанность ввёл Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, правила обмена установлены постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469, форматы — приказом ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@.
Два предыдущих материала серии разобрали, кто заполняет поручение и что происходит с документом после отправки. Этот — про последнюю милю подготовки: что свериться перед первой отправкой, в каких шести случаях бумага остаётся законной и как не спутать два перечня Минтранса.
Полную запись встречи можно посмотреть по ссылке.
Что проверить перед отправкой поручения
Договор транспортной экспедиции. Название, номер и дата берутся с печатной формы договора. Не сойдутся с системой транспортной компании — подписание дальше не пойдёт, это обязательный реквизит. Когда действующего договора нет, остаётся договор оферты, но его нужно согласовать с менеджером заранее.
Обязательные поля. Отмечены звёздочками, без них программа не даст подписать. Это требования формата ФНС, а не настройка отдельного оператора.
Телефон грузополучателя. В поручении необязателен, в ЭТрН обязателен. Без него первый титул накладной не отправится — документ выйдет в ошибку. Заполняйте сразу.
Один маршрут — одно поручение. Экспедиторская расписка подписывается на поручение целиком, и разные адреса внутри одного документа создают неразрешимую ситуацию. Оговорка: «Байт Транзит» просит клиентов оформлять один маршрут в одном поручении; формат такого запрета не содержит.
Регистрация экспедитора в реестре. Реестр транспортно-экспедиционной деятельности на платформе «ГосЛог» заработал 1 марта 2026 года. Действующим экспедиторам дали 60 дней на подачу уведомления о включении — срок истёк 30 апреля 2026 года. С 1 мая экспедитор без записи в реестре теряет право оказывать услуги транспортной экспедиции. Проверять контрагента стоит заранее: по совместному опросу «Деловых Линий» и «Ренессанс страхования», регулярно запрашивают такое подтверждение лишь 9% заказчиков.
Ваша роль в цепочке. Документ определяется договором и реальной ролью компании, а не привычным названием. Одна и та же организация бывает клиентом экспедитора по одному договору и грузополучателем по другому.
Когда поручение всё-таки оформляется на бумаге
Перечень закрытый и трактуется узко. Установил его приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115 «Об определении случаев, при которых экспедиторские документы оформляются на бумажном носителе». Бумага остаётся законной, когда:
- груз идёт для нужд государственных органов, обороны, безопасности и правопорядка либо относится к специальным и воинским грузам;
- перевозка проходит по территории с режимом повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения, контртеррористической операции;
- клиент не может передать электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы;
- то же самое случилось на стороне экспедитора;
- клиент — физическое лицо, услуги оказываются для личных, семейных, домашних и иных непредпринимательских нужд;
- клиент по договору транспортной экспедиции — иностранное юридическое или физическое лицо.
Шесть оснований, и ни одного сверх них. Формулировки в приложении к приказу точнее пересказа, так что спорную ситуацию стоит сверять по тексту документа.
Приказ зарегистрирован в Минюсте 26 мая 2026 года (№ 86642), опубликован 28 мая, действует с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года.
Частая ошибка — смешать два перечня. Приказ № 115 закрывает экспедиторские документы. Транспортная накладная, заказ и заявка живут по приказу Минтранса от 01.06.2026 № 262, там восемь оснований, и совпадают перечни лишь частично. В одной физической перевозке присутствуют оба типа документов, и основание для бумаги нужно проверять по своему приказу для каждого.
Про мораторий скажем аккуратно. До 1 марта 2027 года при предъявлении бумажных документов на дороге инспектор ограничивается устным замечанием — послабление узкое: оно закрывает эпизод «бумажный документ вместо электронного» при остановке машины. Обязанность оформлять документы электронно наступает 1 сентября 2026 года, и налоговые риски мораторий не снимает.
Что сделать до 1 сентября
Короткий список действий:
- сверить название, номер и дату договора транспортной экспедиции с печатной формой;
- определить, кто в вашей цепочке заказчик и кто плательщик, и зафиксировать это в договоре;
- проверить регистрацию экспедитора в реестре на «ГосЛог»;
- заполнить телефоны контрагентов, начиная с грузополучателя;
- отправить одно реальное поручение и довести его до подписанной экспедиторской расписки.
Последний пункт важнее остальных, и вот почему. В опросе «Байт Транзит» среди компаний, ещё не начавших работать с ЭТрН, повышения эффективности ожидают 6,2%. Среди тех, кто уже использует ЭТрН, — 50%. Отношение к переходу меняется после первой реальной перевозки, а не после чтения требований.
Следующие материалы разберут заказ и заявку, подписи водителей и МЧД. Запись встречи 25 августа доступна по ссылке.
Материалы серии
- Поручение экспедитору заполняет не тот, кто отгружает, а тот, кто заказал перевозку.
- Поручение отправлено: статусы, экспедиторская расписка и что делать при ошибке.
- Шесть случаев, когда поручение экспедитору остаётся бумажным, и что проверить до 1 сентября — вы читаете.