Переход на ЭПД — электронные перевозочные документы — обязателен с 1 сентября 2026 года. Льготный период до 1 марта 2027-го касается только дорожных проверок. Разбираем риски и план, как завершить переход на обязательные ЭПД.
Переход на ЭПД с 1 сентября: что изменилось
Обязанность ввёл закон № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Теперь основной документ рейса — ЭТрН, электронная транспортная накладная. Бумажную накладную оставили только для случаев из приказа Минтранса № 262.
Ключевые изменения в документах и ролях
Каждый участник подписывает в накладной свой файл — титул. Обязательных титулов четыре: один у отправителя, два у перевозчика и один у получателя. Сотрудник подписывает титул по МЧД — машиночитаемой доверенности.
Юридически значимы теперь роли, полномочия и порядок подписей, пишет ATI.SU. Создать накладную мало. Рейс закрыт, когда все обязательные титулы подписаны.
Опыт первого месяца: зависшие титулы и падение скорости
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. За сентябрь в ней оформили свыше 39 млн документов, сообщает Минтранс. Систему использовали 545 тыс. компаний. В пиковые дни — до 1,9 млн документов в сутки.
Документов много, но до конца доходят не все. Без ошибок и до последней подписи оформлено около 16% ЭТрН, пишет ATI.SU. Почти каждая вторая накладная «зависает на полпути» без подписи получателя. Так говорит Нелли Мандрыкина из «Агентства транспортного права» («Деловой Петербург»).
Бумажную накладную заполняли за 3 минуты. На ЭТрН уходит до часа.
Алексей Шпикельман, управляющий директор «Байт Транзит», говорит: сбои «происходили регулярно и всё ещё случаются». Трудными он считает первые два-три месяца.
Пример. Отправитель подписал титул 1, перевозчик — титул 2. Машина приехала ночью, а подписанта на складе нет. Титул 3 ждёт утра, и рейс не закрыть.
Кого затрагивают новые правила: перевозчик, экспедитор, получатель, заказчик
ЭТрН оформляют, когда груз по договору везёт сторонний перевозчик.
- Отправитель подписывает титул 1. Вместо него титул может подписать тот, кто грузит машину.
- Перевозчик подписывает два титула: 2 — когда принял груз, 4 — когда сдал.
- Получатель подписывает титул 3, даже когда перевозку заказывал не он.
- Экспедитор с 1 марта 2026 года обязан быть в реестре на ГосЛог. Без записи его нельзя указать экспедитором в электронных документах (Минтранс).
С той же даты экспедитор проверяет груз на запрещённые предметы (ПП № 1828).
Три схемы работы экспедитора и их слабые места
- Экспедитор принимает груз. Досмотр на чужом складе не провести, работа обходится дорого.
- Экспедитор работает агентом и груз не принимает. Клиент держит своих диспетчеров и сам платит перевозчикам.
- Экспедитор арендует машины и возит сам. Он отвечает за брак, недостачу, ДТП и налоговые риски.
С 1 марта 2027 года перевозчикам тоже нужна запись в реестре на ГосЛог. Это требование закона № 520-ФЗ для грузовиков тяжелее 3,5 т. Третья схема после этой даты исчезнет.
Кто меняет регламенты и кто платит
Эксперты видят шесть зон риска внутри компании. Это справочники, полномочия, исправления, интеграция, регламенты и водители. Каждой зоне нужен свой ответственный, а бюджет утверждает руководитель.
Штрафы за ЭПД и другие риски льготного периода
На дорогах вместо штрафов пока делают устные замечания. Остальные риски никуда не делись.
Первый риск — операционный. Выделяют четыре проблемы:
- участник не видит документ, и накладную приходится перевыпускать;
- сбоит роуминг — обмен между разными операторами;
- на складе получателя нет сотрудника с правом подписи;
- служба помощи оператора перегружена, письма разбирают на следующий день.
Второй риск — нехватка людей. Компании может понадобиться до четырёх сменных сотрудников.
Третий риск — налоговый. Бумага сама по себе не повод для санкций, считает ФНС. Налоговая смотрит на весь комплект: договор, накладные, счета-фактуры, платёжки. Без комплекта расходы могут снять. Тогда придётся доплатить налог, пени и штраф 20% от недоплаты (ст. 122 НК).
Ошибки, за которые штрафуют или выставляют претензии
- Экспедитор работает без записи в реестре — это нарушение по ст. 11.14.3 КоАП.
- Сотрудник подписал титул без МЧД. Титул придётся отозвать и подписать заново.
- В подписанном титуле нашли ошибку. Её правят новым файлом, но часть сведений менять нельзя (ПП № 931, п. 5 и 10).
- Компания оформляет бумагу там, где приказ № 262 её не разрешает.
Как отличить временный сбой от своей ошибки
Сбой затрагивает сразу многих контрагентов, и оператор сообщает о нём. Своя ошибка выглядит иначе:
- система вернула код ошибки в реквизитах;
- документ не видит только один участник;
- у подписанта истекла подпись или МЧД.
Переход на ЭПД: пошаговый план действий
Дни 1–7: техническая проверка
- Назначить ответственного за ЭПД и решить, куда писать о сбоях.
- Выписать 20 главных контрагентов — так советует Власов.
- Узнать оператора ЭПД у каждого контрагента и проверить роуминг.
- Отправить каждому тестовый титул и убедиться, что контрагент его видит.
- Проверить сроки УКЭП и МЧД у подписантов. УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.
Недели 2–4: регламенты и люди
- Обновить регламент приёмки и отгрузки: кто и когда подписывает.
- Обучить подписантов, кладовщиков и водителей.
- Сверить с контрагентами справочники учётных систем (TMS, ERP): ИНН, адреса, машины.
- Решить, кто исправляет ошибки в титулах.
Месяцы 2–3: интеграция и договоры
- Связать учётную систему с оператором ЭПД.
- Записать в договорах срок подписи титула 3.
- Расписать действия на случай сбоя и отсутствия подписанта.
- Попросить у оператора отдельный канал связи.
Контрольные точки — раз в неделю
- Доля ЭТрН со всеми подписями.
- Время на одну накладную в минутах.
- Доля накладных, которые все участники видят с первой отправки.
- Число титулов без подписи дольше суток.
Чек-лист для ИТ и операционного отдела
- проверить каждый титул с оператором каждого контрагента;
- убедиться, что QR-код у водителя открывается без интернета;
- выгружать список незавершённых ЭТрН каждый день;
- назначить дежурного подписанта на ночь и выходные.
Срок перехода на ЭПД: что смягчает льготный период
До 1 марта 2027 года за бумажные документы не штрафуют. Инспекторы МВД и Ространснадзора делают устное замечание. Основание — перечень поручений президента Пр-1784. КоАП не меняли. Без льготы водителю грозит предупреждение или штраф 500 рублей по ч. 2 ст. 12.3 КоАП.
Льгота не отменяет:
- обязанность оформлять ЭПД;
- налоговые проверки расходов;
- ответственность экспедиторов по ст. 11.14.3 КоАП;
- претензии клиентов по договору.
План на случай эскалации
Каждый сбой фиксируйте сразу. Сохраните скриншот с датой и временем, номер обращения к оператору и переписку.
Когда привлекать юриста и бухгалтерию
- пришло предписание ГИБДД или требование налоговой;
- получатель спорит о приёмке груза;
- накладная висит без подписи несколько дней;
- экспедитора нет в реестре.
Быстрые исправления: что делать с зависшим титулом
Участник не видит титул. Проверьте его оператора ЭПД и роуминг. Не помогло — перевыпустите накладную.
Получатель не подписывает. Позвоните ему, затем напишите письмо. Дальше выходите на его руководителя. Бумажный дубликат по согласованию страхует рейс на дороге, но ЭТрН не заменяет.
Справочники не совпадают. Раз в неделю сверяйте выгрузки с контрагентами. Правьте справочник, а не каждую накладную.
Шаблон сообщения при зависшем титуле
«Добрый день! ЭТрН № ___ от ___ ждёт подписи в титуле 3. Груз выгрузили ___. Проверьте, пожалуйста, роуминг и МЧД подписанта. Просим подписать до ___».
Причины незавершённых титулов
- нет титула 2 — напишите перевозчику;
- истекли УКЭП или МЧД — продлите их;
- спор о грузе — подпишите титул 3 с замечаниями.
Частые случаи: штрафы, бумага, неготовый контрагент
Какие штрафы за ЭПД грозят в льготный период? На дороге — устное замечание. Экспедитор без записи в реестре отвечает по ст. 11.14.3 КоАП. Налоговая может снять расходы и доначислить налог.
Когда введут штраф за отсутствие ЭПД? Устные замечания вместо штрафа — до 1 марта 2027 года. Отдельного штрафа за отсутствие ЭТрН в КоАП пока нет.
Титул завис, получатель не подписывает. Что делать? Проверьте роуминг, позвоните руководителю получателя и сохраните переписку.
Как быстро проверить готовность контрагента к ЭПД? Отправьте ему тестовый титул и спросите, кто у него подписывает.
Что нужно для перехода на ЭПД? Ответственный, оператор ЭПД, УКЭП и МЧД, регламент и сверенные справочники.
Можно ли после 1 сентября работать на бумаге? Только в случаях из приказа № 262.
Перевозчик не готов к ЭТрН — отправьте груз с «Байт Транзит». Компания возит по электронным накладным с 1 сентября 2026 года: sibtrans.ru.
Подпишитесь на канал и сохраните статью. Опишите свой случай в комментариях — разберём его в следующей публикации.
