Кто какой титул подписывает в ЭТрН: роли участников на 3 сценариях

Открываете накладную в сервисе ЭДО, а там не одна подпись, а несколько отдельных блоков под разные стороны. Что из этого подписывать вам, а что — партнеру, с ходу непонятно.

Причина в том, как устроена электронная транспортная накладная. Это не общий файл, под которым все расписываются вместе. Это набор титулов — каждая сторона подписывает свою часть своей подписью и в свою очередь. Разберем, из каких титулов собирается накладная, кто ставит каждый и в каком порядке. А потом пройдем три типовых сценария и посмотрим, как расстановка меняется.

Титул — это подписанная часть накладной от имени одного участника. Отправитель закрывает свой титул, перевозчик — свой, получатель — свой. Пока каждый не подписал свою часть, накладная не считается оформленной.

В перевозке три подписанта: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Но блоков для подписи больше трех, потому что перевозчик расписывается дважды — когда принимает груз и когда его сдает.

Титулы делятся на две группы:

Ещё одна роль в накладной — наблюдатель. Это участник, который видит документ, но титулов не подписывает. Типичный случай — экспедитор, который только организовал перевозку.

Что нужно технически, чтобы подписать хоть один титул, — электронная подпись, машиночитаемая доверенность, подключенный оператор — собрано в отдельном чек-листе: подключиться к оператору ЭДО.

Четыре обязательных титула идут в фиксированном порядке и парами.

Про названия важно оговориться. По сути и по нормативной форме титулы закреплены за ролями — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Но в интерфейсах операторов ЭДО и в обновленном под 1 сентября 2026 года формате те же четыре титула чаще называют по действию: «Оформление», «Погрузка», «Приемка», «Разгрузка». Это одни и те же блоки под разными подписями, поэтому в таблице мы приводим оба варианта. Точная нормативная структура нового автотранспортного формата на момент подготовки материала еще уточняется, так что при работе сверяйтесь с актуальным приказом ФНС и подсказками в вашем сервисе.

Сначала работает пара «отправитель → перевозчик»: отправитель передает груз (Т1), перевозчик расписывается в приемке и погрузке (Т2). На выгрузке включается вторая пара «получатель → перевозчик»: получатель принимает груз (Т3), перевозчик закрывает выдачу (Т4).

Отсюда практическое следствие: один незакрытый титул тормозит всю накладную. Если получатель тянет с Т3, перевозчик не может поставить Т4, и рейс не закрывается — со всеми последствиями для расчётов и вычета по НДС.

Опциональные титулы появляются по ситуации. Основные — переадресация (сменили получателя или адрес доставки), замена водителя или транспортного средства, а также отдельная фиксация и подтверждение стоимости перевозки. В обычном рейсе без них обходятся.

Отдельная тема — как исправить уже подписанный титул и какие разделы править нельзя. Это разобрано отдельно: исправить ошибку в ЭТрН.

Лицо, ответственное за погрузку (ЛОП), — тот, кто физически грузит машину. Сведения о погрузке идут в раздел «Погрузочные работы» транспортной накладной: место, дата, состояние груза при передаче перевозчику.

Здесь чаще всего путаются. ЛОП — не отдельная подписывающая сторона: своего титула у него нет, его данные вносят в накладную, а подпись под приемку-погрузку ставит перевозчик (Т2). При этом ЛОП — и не грузоотправитель, и не перевозчик, это отдельная функция.

Подробно, кто может быть ЛОП и почему его нельзя смешивать с отправителем, — в отдельной статье: лицо, ответственное за погрузку.

Отправитель передает груз перевозчику, тот везет его получателю. Работают все четыре обязательных титула: отправитель ставит Т1, перевозчик — Т2 и Т4, получатель — Т3.

Например, ООО «Поставщик» отгружает партию, перевозит её ИП Смирнов, принимает ООО «Покупатель». Три стороны, четыре подписи — эталонная схема.

Где здесь ошибаются: путают ЛОП с отправителем и получатель затягивает свой титул, из-за чего рейс висит незакрытым.

Главная развилка. Роль экспедитора в титулах зависит от того, брал он груз во владение или только организовал перевозку.

Если экспедитор только организует перевозку и сам не становится её стороной, его можно подключить как наблюдателя: документ он видит, но титулы не подписывает. Титул грузоотправителя остается за фактическим отправителем.

Груз проходит через его руки, поэтому в накладной экспедитор подписывает титул грузоотправителя (Т1) — именно он передает груз перевозчику. Так устроено у «Байт Транзит»: экспедитор принял груз и в ЭТрН идет первым титулом как грузоотправитель, перевозчик закрывает Т2 и Т4, получатель — Т3.

За тем, какие при этом нужны договоры и расписки, — по ссылкам:

Полный комплект документов по каждому варианту — в статье какие документы нужны при перевозке.

Если покупатель забирает товар на своей, арендованной или лизинговой машине и отдельного перевозчика нет, ЭТрН обычно не нужна — значит, и титулы не оформляют.

Другая ситуация — покупатель нанял транспортную компанию. Тогда появляется ЭТрН, а роли зависят от договора: кто нанял перевозчика, от чьего имени груз передают и кто его принимает.

Покупатель не становится автоматически одновременно грузоотправителем и грузополучателем. Полная развилка — в статье про ЭТрН при самовывозе.

Да, но по правилам. Исправляют парами — титул отправителя вместе с титулом перевозчика, титул получателя вместе с титулом перевозчика. Отдельные разделы титула править нельзя, и на исправление есть срок. Порядок и запреты — в статье исправить ошибку в ЭТрН.

Титул отзывают и переоформляют. Механика зависит от того, на каком этапе заметили ошибку, — разобрана там же: исправить ошибку в ЭТрН.

Роль в накладной определяется функцией плюс закрепленный за ней титул: кто передает груз — ставит Т1, кто везет — Т2 и Т4, кто принимает — Т3, кто грузит — вносит данные в раздел погрузки. Титулы подписываются цепочкой и парами, и один незакрытый титул держит весь рейс.