Как исправить ошибку в ЭТрН: данные, подпись или роль участника
Ошибку в электронной транспортной накладной часто замечают уже после отправки: неверно указали реквизит, документ подписал не тот сотрудник или выбрали не ту организацию. Порядок исправления зависит от того, как ГИС ЭПД обработала файл обмена.
Проверьте в сервисе оператора не только статус «Отправлено», но и ответ, полученный от ГИС ЭПД.
Что делать, если файл ЭТрН отклонен или обработан успешно
Если запрос обработан с ошибкой
Такой запрос ГИС ЭПД не учитывает. Причина может быть связана с электронной подписью, структурой файла, последовательностью титулов или их связью друг с другом.
Устраните ошибку, сформируйте новый файл обмена и отправьте его повторно. Это не корректировка принятой ЭТрН: первоначальный запрос не прошел обработку.
Если запрос обработан успешно
Заменить уже переданные сведения поверх прежних нельзя. В ГИС ЭПД направляют файл с исправленными данными, после чего система создает новую версию записи. Первоначальные сведения сохраняются.
Изменить можно не любой реквизит. Допустимость корректировки определяется действующим форматом ЭТрН. У оператора можно уточнить, как нужная операция выполняется в его сервисе.
Если следующие титулы еще не сформированы, лучше приостановить оформление до завершения исправления.
Что делать, если ЭТрН подписал не тот сотрудник
Сначала проверьте электронную подпись, машиночитаемую доверенность и полномочия подписанта.
Если запрос обработан с ошибкой, исправьте подпись или МЧД, сформируйте новый файл и отправьте его повторно. Если ГИС ЭПД уже обработала запрос успешно, дальнейшие действия зависят от того, разрешает ли актуальный формат изменить сведения о подписанте.
Универсальной процедуры, при которой принятую подпись можно просто отозвать и заменить новой, нет. Порядок оформления КЭП и МЧД разобран отдельно в статье «Как подключиться к оператору ИС ЭПД».
Как исправить неверную организацию или роль в ЭТрН
Здесь сначала нужно проверить не файл, а саму схему перевозки: кто действительно выступает грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.
Например, склад может физически передавать груз перевозчику, но это само по себе не делает его грузоотправителем. Роли сторон и порядок подписания разобраны в статье «Кто какой титул подписывает в ЭТрН».
После проверки ролей возможны три варианта:
- формат разрешает изменить нужные сведения — формируется исправленная версия;
- заменить организацию или роль нельзя — оформление приостанавливают и уточняют у оператора порядок переоформления;
- следующие титулы уже сформированы — действия согласуют со всеми участниками, которых затрагивает изменение.
Единого решения для замены стороны нет. В одном случае достаточно исправленного файла, в другом может потребоваться переоформление ЭТрН.
Когда нужна не корректировка ЭТрН, а новый титул
Корректировка нужна, если первоначальные сведения были неверными. Если обстоятельства изменились уже во время перевозки, используют отдельные файлы обмена.
- Изменился грузополучатель или конечный пункт доставки — оформляют переадресацию через Т7.
- Заменили водителя или транспортное средство — сведения передают через Т8.
- При приемке обнаружили недостачу, повреждение или другое расхождение — обстоятельства отражают в Т3 и Т4, а при наличии основания оформляют акт.
- В исходных данных была опечатка — формируют файл с исправленными сведениями.
Например, неверно введенный номер автомобиля — ошибка в первоначальных данных. Замена машины из-за поломки во время рейса — новое событие, которое отражают через Т8.
Как проверить, что исправление ЭТрН прошло
После отправки убедитесь, что ГИС ЭПД обработала запрос успешно, а в сервисе оператора отображается актуальная версия документа. Контрагенты должны видеть исправленные сведения, а последующие титулы — оставаться связанными с той же ЭТрН.
Сохраните исходный файл и подтверждение обработки. Регламент предусматривает исправление через новую версию записи, а не удаление первоначальных сведений, поэтому история изменений должна оставаться последовательной и понятной.