Накладная ушла, и только тогда кто-то заметил опечатку в массе груза или госномере. Ошибки в ЭТрН — электронной транспортной накладной — не убирает одна универсальная кнопка. Путь выбирают по трём признакам: стоит ли под титулом подпись, приняла ли документ государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и что именно записано неверно. Дальше по шагам: как исправить ошибку в ЭТрН, начиная с диагноза.
Как определить вид ошибки и состояние документа
ЭТрН собирают из титулов. Титул — отдельный файл, под которым стоит подпись одного участника: Т1 — грузоотправителя, Т2 и Т4 — перевозчика, Т3 — грузополучателя. До любой правки нужно разобраться с четырьмя пунктами:
- в каком титуле сидит ошибка;
- чья подпись под ним стоит;
- какой статус обработки пришёл из ГИС ЭПД;
- в каком поле неверное значение.
По этим пунктам ситуация попадает в одну из четырёх категорий:
- Черновик — подписи под титулом пока нет.
- Файл не прошёл проверку у оператора или в ГИС ЭПД.
- Документ принят, титул подписан и обработан, но в нём ошибка.
- В рейсе что-то поменялось на деле: машина, водитель, адрес доставки.
Надпись «отправлено» ещё не значит «обработано»: файл продолжают проверять оператор и ГИС ЭПД. Дублировать накладную на этот рейс сразу не нужно. Сперва разбираются с той, что уже есть.
Что исправить до подписания и при ошибке отправки
До подписи исправление ошибок в ЭТрН обходится дешевле всего. Неподписанный титул — это черновик, его правят напрямую. Перед подписью полезно ещё раз пройтись по массе, количеству мест, госномеру, ФИО водителя и адресам.
С отказом при отправке картина другая. Оператор сверяет файл с форматом, смотрит, уникален ли идентификатор, и проверяет подпись. Найдёт ошибку — вернёт сообщение с её кодами, а файл придётся сформировать заново.
Алгоритм на случай отказа:
- Прочесть сообщение целиком, не ограничиваясь кодом.
- Найти поле, которое не прошло проверку.
- Понять, откуда взялось неверное значение: из учётной системы, справочника или заявки.
- Выяснить, чья подпись нужна под этим титулом.
- Убрать причину и отправить файл повторно.
Среди отказов встречаются ошибки ФЛК в ЭТрН. ФЛК расшифровывается как форматно-логический контроль — машинная сверка файла с форматом. Справка Saby разбирает такой случай: сервис пишет, что в файлах есть ошибки и отправлять их нельзя. Виноваты незаполненные обязательные поля, а найти их помогает PDF-журнал проверки ФЛК.
Это опыт одного сервиса: коды 400 и 500 пустым полем автоматически не объясняются. Повторно собранный файл обмена — ещё не вторая накладная на рейс.
Как исправляют подписанные титулы
Отправка не делает документ окончательным: вносить исправления в ЭТрН после отправки можно. В разъяснениях Минтранса сказано, что правки допустимы «по инициативе участника информационного взаимодействия, за исключением сведений, изменение которых прямо не допускается».
Исправление ЭТрН ложится на владельца файла: Т1 — на отправителя, Т3 — на получателя. Подписанный файл никто не переписывает. Внести исправления в ЭТрН можно лишь новым документом — исправленным файлом обмена. В него записывают:
- порядковый номер исправления и его дату;
- идентификатор файла, который исправляют;
- УИД, полученный ранее, — уникальный идентификатор документа.
Оригинал титула с подписью остаётся в истории документа.
Для исправления титулов ЭТрН одной подписи стороны мало. Свою часть делает перевозчик: выпускает парный исправленный файл. Исправили Т1 — перевозчик заново подтверждает приём груза, исправили Т3 — заново подтверждает выдачу. Парный файл привязан к исправленному через его идентификатор. Пока парного файла нет, корректировка ЭТрН не закрыта.
Пределы правок задаёт п. 10 Правил, которые утверждены правительственным постановлением № 931. Участник вправе исправлять документ сам, «кроме изменений электронной транспортной накладной в части»:
- «сведений грузоотправителя о передаче груза при приёме груза перевозчиком»;
- «оговорок и замечаний перевозчика при приёме груза»;
- «сведений о приёме груза грузополучателем от перевозчика»;
- «оговорок и замечаний перевозчика при выдаче груза».
Из каких полей состоит каждый блок, прописано в формате ЭТрН — его утвердила налоговая служба. Выходит, закрыта часть полей, а не Т1 или Т3 целиком. Список открытых полей сверяют с форматом и с инструкцией своего оператора.
Про пять календарных дней говорит п. 9, и речь там об одном сценарии. ГИС ЭПД обработала файл, после чего оператор известил участника: нужна правка. С этого момента идёт отсчёт — файлы с правками готовят «не позднее 5 календарных дней со дня получения информации о необходимости внесения исправлений». Опечатку, найденную своими силами, этот пункт сроком не ограничивает.
Когда нужны эстафета и переадресовка
Часть правок к ошибкам отношения не имеет: обстоятельства рейса меняются в пути. Под такие события предусмотрены свои файлы, и Т1 из-за них не трогают.
Водителя сменили, а перевозчик тот же — замена водителя в ЭТрН проходит через специальный файл. В интерфейсах операторов он значится как Т8 либо «Эстафета». Новый человек за рулём и другой грузовик разом — замена водителя и машины в ЭТрН всё равно умещается в один такой файл. Это сходится с позицией Минтранса: пока перевозчик прежний, «замена транспортного средства отражается в рамках одной ЭТрН».
Сменился адресат или конечная точка маршрута — это переадресовка. Отправитель даёт на неё указание, а перевозчик оформляет файл о переадресовке.
Смена перевозчика — отдельная история, её не смешивают с заменой машины. Минтранс говорит об одной ЭТрН только для случая, когда перевозчик не меняется.
Два условных сценария:
- Под Омском у фуры отказал двигатель. Перевозчик подогнал другую машину с новым водителем, груз перегрузили. В ту же ЭТрН перевозчик добавляет файл о замене, вторая накладная не нужна.
- Отправитель передумал везти партию в Томск и выбрал Кемерово. Он даёт команду перенаправить груз, перевозчик закрепляет её своим файлом. Новый адрес появляется через процедуру, а Т1 никто не правит.
Груз перекинули в другой кузов, а перевозчик прежний — вторая накладная не понадобится.
Переадресовка задаёт грузу дальнейший маршрут, но случившееся не отменяет. Выгрузили в одном месте, а в приёмке значится другое — такую ошибку переадресовка не закроет. Расхождения, которые всплыли при фактической приёмке, повреждения и отказ от груза оформляют актами и отражают в сведениях о приёмке. Нужные цифры вместо реальных туда не подставляют.
Можно ли аннулировать принятую ЭТрН
Нет, и Минтранс говорит об этом без оговорок: «Процедура отзыва или аннулирования ЭТрН, принятой ГИС ЭПД, Правилами не предусмотрена».
Отменить электронную транспортную накладную после регистрации в ГИС ЭПД не выйдет. Под «отменой» люди имеют в виду четыре разных шага:
- удалить черновик — документ без подписи и до ГИС ЭПД не дошёл;
- спрятать в архив своего сервиса — накладная пропадёт из вида у одного пользователя, для остальных же сохранит силу;
- признать документ недействительным — участники перевозки оформляют это соглашением;
- аннулировать в ГИС ЭПД — Правила такой процедуры не знают.
Архив вводит в заблуждение сильнее остальных: с экрана документ пропал, а для перевозчика и получателя ничего не изменилось.
Бывает, что допустимой правкой ошибку не убрать. На этот случай операторы предлагают договориться:
- Выяснить, кого задела ошибка, и проверить статус каждого титула.
- Договориться со всеми тремя сторонами — грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем: ошибочную ЭТрН признают недействительной.
- Записать договорённость в соглашение произвольной формы: с номером первоначальной ЭТрН, причиной и отсылкой к накладной, которая её заменит. Подписывать его на бумаге или электронно, решают все вместе.
- Оформить ЭТрН с верными сведениями и повторить подписи по тем титулам, где это требуется.
- Хранить ошибочную и новую накладные рядом с соглашением.
Так советуют операторы, штатной функции удаления из ГИС ЭПД нет. В системе остаются обе накладные — ошибочная и новая. Общего шаблона соглашения нет, состав подписантов операторы трактуют по-разному. Текст лучше согласовать с юристом.
Как убедиться, что исправление завершено
Подписанный исправленный файл — ещё не конец. Проверка из четырёх пунктов:
- из ГИС ЭПД пришёл положительный статус обработки по новому файлу;
- парные файлы перевозчика сформированы и подписаны;
- контрагенты видят у себя обновлённые сведения;
- история документа хранит обе редакции титула — исходную и исправленную.
Четыре «да» — значит, работа над ошибкой закончена.
Не сходится один из них — пишут оператору. В обращение включают:
- УИД накладной и номер титула;
- название оператора и программы;
- когда выполняли операцию и какой статус у документа;
- текст ошибки целиком или скриншот;
- что уже предприняли.
Полное обращение сэкономит переписку.
Пароли и ключи электронной подписи не передают никому, даже специалистам оператора.
Контрагент на другом операторе так и не получил документ — значит, причина в роуминге. Как его проверять, рассказано в отдельной статье канала.
FAQ
Накладная ушла — исправлять поздно?
Не поздно. Для начала смотрят, подписан ли титул, прошёл ли он обработку и в каком поле ошибка. Разрешённые к правке сведения меняют исправленными файлами. Блоки о приёме и выдаче груза из п. 10 остаются как были.
Почему в подписанном Т3 нельзя поменять адрес?
Инструкция Контура относит адрес выгрузки к сведениям, которых грузополучатель в Т3 не исправляет. Переадресовкой такую ошибку не закрывают: она меняет маршрут, а состоявшуюся выгрузку не трогает.
Сменился водитель — нужна новая ЭТрН?
Нет, когда перевозчик прежний: замену вносят в действующую накладную файлом о замене. Сначала разбираются, какая схема на деле. Смена перевозчика — иная ситуация.
Получатель нашёл недостачу. Править сведения отправителя?
Нет. Получатель отражает фактическую приёмку и расхождения, а при необходимости составляет акт. Задним числом чужие сведения не переписывают: опечатка при вводе и настоящая недостача требуют разных действий.
Ошибочную накладную достаточно убрать в архив?
Нет. Архив не отменяет накладную, которую приняла ГИС ЭПД, и отношений сторон не урегулирует. Ошибочный документ признают недействительным по соглашению, а в нём указывают связь с новой накладной.
Что говорят коды 400 и 500?
Ошибка 400 в ЭТрН и ошибка 500 в ЭТрН — лишь цифры, подсказки к действию с юридическим документом в них нет. Оператору для разбора пригодятся полный текст ошибки, название операции, программа и то, что вернула система. Раз за разом жать «отправить» бессмысленно.
Главное
С ошибкой в накладной действуют по шагам. Сначала определяют, в каком состоянии документ и что за проблема. Потом выбирают действие, предусмотренное Правилами, и проговаривают его со всеми участниками перевозки. Клиентам «Байт Транзит» стоит заранее обсудить с менеджером, как будет устроен документооборот по их перевозке, — sibtrans.ru.