Юридический адрес или адрес склада: какие адреса указывать в поручении экспедитору

Блок про адреса оказался вторым по объёму после самого поручения. Десять формулировок от разных компаний сводятся к одной развилке: вписывать юридический адрес из карточки контрагента или тот, куда реально приедет машина.

Цена ошибки прямая. Транспортная компания везёт груз ровно туда, куда указано в поле выгрузки. Не по адресу из ЕГРЮЛ, не по адресу из договора. «Мы ориентироваться будем ровно на те адреса, которые вы укажете в поручении экспедитору», — прозвучало на вебинаре.

Дальше — устройство документа, разница между двумя типами адресов, ввод адреса без сбоя, даты и время по точкам, адрес терминала при самовывозе.

Адреса живут внутри объекта «Маршрут». Маршрут собирает грузоотправителя, грузополучателя, адрес отгрузки, адрес подгрузки и сами грузы. Создаётся он первым — до внесения адресов.

Грузоотправитель необязательно совпадает с заказчиком. Это отдельное поле, и в него можно поставить другую организацию.

Дальше адреса заполняются в два приёма:

Отдельно про телефон. В поручении экспедитору номер телефона в карточке контрагента — необязательный реквизит, а в электронной транспортной накладной обязательный. Без номера первый титул ЭТрН не уходит: документ выходит в ошибку. На вебинаре это назвали ключевым моментом и попросили заполнять телефон грузополучателя уже на стадии поручения — тогда сведения перейдут в накладную без ручных доработок.

Про интерфейс. Расположение блоков и порядок заполнения показаны на примере сервиса, в котором работает Байт Транзит. Единой печатной формы у электронной накладной нет — есть формат ФНС, утверждённый приказом от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, то есть набор реквизитов и правил их заполнения. Как документ выглядит на экране, определяет оператор. Обязателен состав сведений, а не расположение полей.

Один из запросов участников звучал прямо: адрес грузополучателя и адрес доставки должны совпадать? На вебинаре прозвучало — нет, не должны.

Логика такая. У грузополучателя офис по одному адресу, склад по другому. В карточке организации подтянется юридический адрес офиса, а везти нужно на склад. В поле выгрузки идёт адрес склада.

Совпадение тоже нормально. Когда офис и склад стоят в одном месте и груз нужен именно туда, оба адреса будут одинаковыми.

То же правило работает на стороне отправителя. Юридический адрес компании — одна улица, а забирать груз нужно со склада по соседнему адресу или в другом корпусе. В поле погрузки вносится адрес склада.

Правило одной фразой: транспортная компания смотрит на блок погрузки и выгрузки, а не на карточку контрагента.

Как в Байт Транзит. После подписания второго титула у клиента появляется печатная форма поручения с двумя подписями. В ней видны оба адреса — юридический адрес грузополучателя и фактический адрес доставки. Удобный способ проверить себя перед отправкой груза. Порядок появления печатной формы и её вид описаны по работе Байт Транзит с Контур.Диадоком.

Механика простая на вид: адрес набирается вручную, сервис подставляет его из справочника.

Главный признак сбоя — подсветка. Адрес не должен гореть красным или другим цветом. Подсветка означает, что справочник его не распознал. «Главное, чтобы этот адрес не был подсвечен ни красным, ни каким-то другим цветом», — прозвучало на вебинаре.

Способ исправления, показанный на встрече: убрать последнюю цифру, ввести адрес заново и выбрать подставленный сервисом.

Разовая правка проблему не закрывает. Неверный адрес в справочнике уйдёт в электронный документ и будет повторяться из отправки в отправку. Чистить нужно справочник, а не поле в одном поручении.

Про интерфейс. Подсветка полей и автоподстановка из справочника — механика сервиса, а не требование формата ФНС. У другого оператора поведение полей может отличаться.

В блоке погрузки и выгрузки указывается не только адрес. По каждой точке вносятся дата и интервал времени.

Про дату выгрузки спрашивали несколько участников: как её проставить, когда срок заранее неизвестен. На вебинаре объяснили — заполняется желаемая дата. Это плановый срок, в который вы хотите получить груз.

От срока зависит тариф. Доставка на завтра экспрессом и доставка через месяц стоят по-разному — выбор срока это выбор условий перевозки.

Реальный срок фиксируется в другом документе. Поручение экспедитору — намерение на перевозку. Экспедиторская расписка подтверждает, что груз принят и будет доставлен в такой-то срок.

Как в Байт Транзит. Сведения в экспедиторской расписке при её выдаче может изменить менеджер компании. Такой порядок описан по работе Байт Транзит.

Самый короткий путь: посмотреть адрес на сайте транспортной компании либо спросить у менеджера. Так разобрали этот пункт на вебинаре.

Зачем это нужно: адрес выгрузки заполняете вы. Когда груз выдаётся на терминале, в поле выгрузки идёт адрес терминала.

Смежный момент про приёмку. Когда пункт выдачи — терминал или обособленное подразделение транспортной компании, груз выдают её сотрудники. У них есть машиночитаемая доверенность и подпись от компании, третий титул они подписывают сами. Груз выдаётся по акту выдачи в бумажном виде — выдача с собственного терминала это допускает.

Как в Байт Транзит. Наличие МЧД и подписи у сотрудников терминала, а также выдача по бумажному акту — порядок Байт Транзит. У другого экспедитора его нужно выяснять отдельно.

Адрес терминала лучше выяснить до отправки поручения, а не после выхода машины.

Про готовность контрагентов цифры такие. По опросу Байт Транзит среди 210 компаний 40,5% не знают о готовности или подключении своих основных перевозчиков, а 26,2% не могут оценить готовность партнёров.

Адрес уже ушёл с ошибкой? Порядок исправления разный на трёх стадиях — черновик, подписанный документ, груз в пути. Разбираем это во второй части: Ошибка в адресе поручения экспедитору: как исправить на каждой стадии.